川医专财〔2019〕8号

学校会计档案管理办法

　　第一条  为了加强学校会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规，结合学校实际，制定本办法。

　　第二条  本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算、经费报销等过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的纸质会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第三条  学校会计档案遵循财政部和国家档案局共同制定全国统一的会计档案工作制度，接受其监督和指导。

第四条  学校建立健全会计档案的收集、整理、保管、利用和销毁管理制度，明确责任。会计档案的保管和销毁由档案馆负责；会计档案的收集、整理、利用由计划财务处负责。

　　第五条  在档案馆的统筹下，学校建立独立的会计档案保管室，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

　　第六条  会计资料归档内容：

　　(一)会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

　　(二)会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

　　(三)财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；

　　(四)其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

　　第七条  学校利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。

　　第八条 同时满足下列条件的，学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　　(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输；

　　(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

　　(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

　　(四)采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

　　(五)建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

　　(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　　第九条  满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

　　第十条  计划财务处从事会计、出纳等岗位的工作人员，根据岗位工作属性，按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　　第十一条  当年形成的会计档案，在会计年度终了后,可由计划财务处临时保管一年，再移交学校档案馆保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经学校档案馆同意。

　　计划财务处临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

　　第十二条  在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

　　第十三条  学校会计档案在进行查阅、复制、借出时需到计划财务处履行手续，严防对会计档案进行篡改和损坏。

会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。　　

会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。

　　第十四条  学校会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。其保管期限从会计年度终了后的第一天算起。

　　第十五条  各类会计档案的保管期限原则上应当按照《中华人民共和国档案法》附表执行，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

　　第十六条  学校应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。

　　第十七条  会计档案鉴定工作应当由学校档案馆牵头，组织学校财务、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。

　　第十八条  经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：

　　(一)学校档案馆负责编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

　　(二)学校法定代表、档案馆负责人、计划财务处负责人、档案馆经办人、计划财务处经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

　　(三)学校档案馆负责组织会计档案销毁工作，并与计划财务处共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

　　电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

　　第十九条  保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。

　　单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

　　第二十条  学校因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案，按照国家档案管理的有关规定处置。

第二十一条　学校委托中介机构代理记账的，应当在签订的书面委托合同中，明确会计档案的管理要求及相应责任。

第二十二条  对违反本办法规定的部门和个人，学校将依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。

　　第二十三条  预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

　　第二十四条  本办法由计划财务处、档案馆负责解释，自2019年1月1日起施行。